autotour Svoboda

Veškerou činnost od objednávky, správy služeb či produktů, rezervací, až po fakturaci a kontrolu plateb i s automatickou návazností na poštovního klienta, lze jednoduše provádět ve Vistosu. Jde také rozdělovat práci pomocí tzv. „ticketů“ mezi jednotlivé zaměstnance a samozřejmostí je volba přístupových práv dle potřeby.

Cloudový systém Vistos Car Rental do naší firmy přinesl mnoho benefitů zejména díky možnosti přístupu odkudkoliv, což umožňuje řešit kontrolu a aktualizaci záznamů v terénu. Přístup z mobilního telefonu nebo tabletu zjednodušuje vytvoření a přikládání fotografií, nebo například elektronické podepisování smluv přímo u zákazníka. Konkrétní přínosy vidíme především v centralizaci celé agendy, kdy je velmi snadné dohledat jak dílčí kroky každého procesu, tak například související dokumenty a náležitosti, které by bez Vistos CRM bylo nutné komplikovaně hledat jinde. V minulosti jsme obslužné procesy (obvykle například servisy vozidel, plánované údržby, přezouvání, technické kontroly atd.) plánovali v odděleném kalendáři, což bylo jednak nepřehledné a jednak snadno zranitelné v případě chyby zaměstnance. Vistos nám pomohl dostat i zdánlivě nesouvisející procesy do jedné aplikace, která nás dokáže upozornit na kolize a navíc je přehledná. Práce s Vistos CRM není jen o rezervacích samotných a jde hlavně o kompletní servisní karty vozidel, evidenci pojistek, dokumentaci kilometrů, knihy jízd a téměř neomezené možnosti hlášení v případech dosažení hraničních datumů a podobně. Systém je velmi rozsáhlý a díky možnostem personifikace jistě vyhoví každému.

Rozsah použití a komplexita systému s sebou nese také jednu nevýhodu. Pro používání systému je zapotřebí důkladné zaškolení zaměstnanců, jelikož tak široký záběr se nelze naučit zcela intuitivně metodou pokus omyl.
V současné době stále nevyužíváme všechny možnosti systému a přes to je viditelné zvýšení efektivity práce, což dokládá nárůst obratu o téměř 14%, přičemž počet zaměstnanců zůstal zachovaný.

Bylo rozhodnuto pro zvolení nejvhodnějšího rezervačního systému s přijatelným poměrem cena/výkon, ovšem pouze na přechodnou dobu, než si vyvineme vlastní systém. V roce 2016 jsme po důkladném průzkumu všech dostupných možností zvolili C-Rental – v tu dobu to byla sice nejdražší varianta a zdála se nejpropracovanější v návaznosti na potřeby pronájmů vozidel. Možnosti importů a exportů dat nás lákaly pro budoucí využití v našem systému, jehož vvývoj jsme chtěli zadat externí firmě. Průběžná jednání, osobní schůzky a představení budoucnosti produktu nám však ukázalo, že je v plánu velmi propracovaná verze CRM systému, který by splňoval naše požadavky na centralizaci všech podstatných komponent do jednoho systému a navíc s cloud přístupem. Vývoj vlastní aplikace jsme tak ani nezadávali a čekali na vydání nové generace systému. Zastaralost původního Car-Rentalu nás provázela na každém kroku a některé postupy byly v dnešní době již velmi krkolomné, což se však změnilo v roce 2023 plánovanou migrací do nového systému Vistos CRM. Ten je moderní, je programován jako CRM systém s nekonečnými možnostmi úprav či doplňků a umožňuje tolik potřebná propojení s bankovnictvím, fakturací, účetními systémy, čímž splňuje naše představy o komplexním systému pro autopůjčovny.

1. Průzkum a analýza potřeb zákazníka: Nejdříve jsme se sešli se zástupci autopůjčovny a provedli průzkum, abychom pochopili jejich aktuální procesy a potřeby. Diskutovali jsme o tom, jakými funkcemi by chtěli, jaké problémy řeší, a jakým způsobem náš software může jejich provoz zefektivnit.

2. Plánování a navrhování: Na základě získaných informací jsme vytvořili plán implementace a začali navrhovat konkrétní řešení. To zahrnovalo určení funkcí softwaru, uživatelského rozhraní, databázové struktury a dalších technických aspektů.

3. Customizace a Vývoj: Po schválení návrhu jsme začali s customizací CarRentalu. V této fázi jsme pracovali na programování, testování a ladění jednotlivých funkcí a komponent softwaru.

4. Testování a ladění: Po dokončení vývoje jsme provedli testování softwaru. Testovali jsme provedené customizace a uživatelskou přívětivost. Identifikovali jsme a opravili všechny chyby a nedostatky.

5. Podpora a údržba: Po nasazení softwaru jsme poskytli zákaznickou podporu a údržbu. To zahrnovalo odpovídání na dotazy, řešení problémů.